Wieder mehr Zeit fürs Schreiben: Wie dir eine virtuelle Assistenz dabei helfen kann

Viele stellen sich das Leben als Autor:in recht einsam vor: ein Laptop oder ein Notizbuch, daneben die obligatorische Tasse Kaffee und das war’s. Es gibt nur die Autorin und ihre Geschichte. Die Realität sieht aber meistens völlig anders aus, vor allem wenn man im Selfpublishing unterwegs ist.

Spätestens, wenn man eine treue Leserschaft aufgebaut hat und zwei, drei oder mehr Bücher pro Jahr veröffentlicht, geht es nicht mehr nur ums Schreiben und Recherchieren. Als Selfpublisher kümmert man sich ums Marketing, angefangen bei Social Media und dem eigenen Newsletter, bis hin zur Organisation von Lesungen, Gewinnspielen und Messebesuchen. Dazu kommt die Abstimmung mit Coverdesignern, Lektor:innen und Buchbloggern für das nächste Buch.

Oft nimmt das Marketing und alles rund um die Buchveröffentlichung dann schon mehr Zeit ein als das eigentliche Schreiben. Dabei ist man doch Autor:in, weil man gerne schreibt. Häufig kommt dann Frust auf, weil man sich doch eigentlich auf das nächste Buch konzentrieren möchte und nicht die nächste Marketingaktion planen oder sich mit den passenden Zugverbindungen für die nächste Messe auseinandersetzen möchte.

Genau an dieser Stelle kann eine virtuelle Assistenz helfen. Nicht als Ersatz für die kreative Arbeit, sondern als Unterstützung im Hintergrund. Jemand, der mitdenkt, organisiert und den Alltag ein Stück leichter macht.

Wenn der Schreiballtag plötzlich aus Verwaltung besteht

Gerade am Anfang erledigen die meisten Autor:innen alles selbst. Das ist auch sinnvoll, denn so lernt man die Abläufe kennen und bekommt ein Gefühl dafür, was alles nötig ist, um ein Buch überhaupt veröffentlichen zu können. Irgendwann kommt jedoch bei vielen der Punkt, an dem der Großteil der Zeit in organisatorische Aufgaben fließt.

E-Mails beantworten.
Recherche für Lesungen oder Kooperationen.
Social Media Beiträge vorbereiten und mit der Community in Kontakt bleiben.
Unterkünfte für Veranstaltungen suchen.
Materialien für die nächste Messe organisieren.

All das gehört zum Autor:innenalltag dazu. Aber wenn diese Aufgaben überhandnehmen, bleibt das Schreiben schnell auf der Strecke.

Spätestens an dieser Stelle sollte man sich überlegen, ob es nicht sinnvoll wäre, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten. (Tipp: Das geht auch projektbasiert, also z. B. nur für Messevorbereitungen oder den nächsten Buchlaunch. Danach endet die Zusammenarbeit wieder.)

Typische Aufgaben, die eine virtuelle Assistenz übernehmen kann

Die Möglichkeiten sind erstaunlich vielfältig. Viele beginnen mit einer kleinen Aufgabe und merken dann mit der Zeit, wie viel Unterstützung tatsächlich möglich ist.

1. E-Mail-Postfach organisieren

E-Mails gehören für viele zu den größten Zeitfressern. Eine Assistenz kann:

eingehende Nachrichten vorsortieren
einfache Anfragen beantworten
wichtige Nachrichten markieren
dich an offene Nachrichten erinnern

So stellst du sicher, dass nichts liegenbleibt und auch keine dringenden E-Mails tagelang ungelesen im Posteingang untergehen.

2. Recherchearbeit

Autor:innen recherchieren ständig: für Bücher, für Marketing oder für Veranstaltungen.

Eine Assistenz kann zum Beispiel:

Buchblogs recherchieren, die zu deinem Genre passen
Lesungsmöglichkeiten zusammentragen
passende Podcasts für Gastauftritte suchen
Preise für Werbematerialien vergleichen

Auch bei Themenrecherchen für Bücher kann eine Assistenz erste Informationen sammeln und strukturieren.

3. Unterstützung bei Messen und Veranstaltungen

Buchmessen und Lesungen sind für viele ein wichtiger Teil des Autor:innenlebens. Gleichzeitig steckt dahinter eine Menge Organisation.

Eine Assistenz kann unter anderem:

Unterkünfte und Zugverbindungen heraussuchen
eine Übersicht über Kosten erstellen
Goodies oder Werbematerialien recherchieren
Lesezeichen oder Flyer gestalten lassen
Checklisten für den Messestand erstellen

Gerade in stressigen Phasen vor Veranstaltungen kann es unglaublich entlastend sein, jemanden an der Seite zu wissen, der für dich mitdenkt und dir dabei hilft, dass auf nichts Wichtiges vergessen wird.

4. Social Media vorbereiten

Viele Autor:innen sind auf Social Media aktiv oder haben einen eigenen Newsletter, um ihre Bücher sichtbar zu machen. Eine Assistenz kann dabei helfen:

Beiträge in Tools wie Canva erstellen
Posts vorplanen
Bildmaterial sortieren
Kommentare und Nachrichten im Blick behalten
Bloggeraktionen koordinieren
auf Reaktionen zum Newsletter antworten

So bleibst du mit deiner Community in Kontakt, ohne selbst ständig Nachrichten checken zu müssen.

5. Technische und organisatorische Aufgaben

Mit wachsendem Autor:innenbusiness kommen auch einige technische Aufgaben dazu, bei denen dich eine virtuelle Assistenz ebenfalls unterstützen kann.

Zum Beispiel:

Dateien für Veröffentlichungen vorbereiten
Formatierungen prüfen
Korrekturen einpflegen
Uploads bei Selfpublishing-Plattformen vorbereiten
Dokumente strukturieren und archivieren

Hier ist es natürlich besonders von Vorteil, wenn die Assistenz sich auch in der Buchbranche auskennt und weiß, wie eine Buchveröffentlichung grundsätzlich abläuft.

Eine Assistenz ist mehr als nur Unterstützung

Eine gute virtuelle Assistenz ist oft mehr als jemand, der einzelne Aufgaben erledigt. Sie wird vielmehr zu einem „zweiten Kopf“, damit du nicht mehr selbst an alles denken musst.

Eine virtuelle Assistenz ist …

Jemand, der an Termine erinnert.
Der nachhakt, wenn eine Anfrage noch unbeantwortet ist.
Der einen Überblick über offene Aufgaben behält.

Gerade für kreative Menschen, die eher impulsiv arbeiten oder schnell den Überblick verlieren, kann das eine enorme Entlastung sein.

So kann eine Zusammenarbeit beginnen

Viele haben die Sorge, dass sie für eine Assistenz erst perfekt organisiert sein müssen. Das Gegenteil ist oft der Fall. Eine Zusammenarbeit darf ruhig klein starten und zeitlich befristet sein.

Ein paar typische Einstiege sind:

nur das E-Mail-Postfach betreuen lassen
Unterstützung bei einer Messe oder Lesung
Recherche für eine Bloggeraktion
Social Media vorbereiten

Mit der Zeit zeigt sich dann von selbst, welche weiteren Aufgaben abgegeben werden können.

Vertrauen und Kommunikation sind entscheidend

Eine gute Zusammenarbeit lebt vor allem von Vertrauen und offener Kommunikation.

Zu Beginn braucht es meist eine kurze Einarbeitungsphase. Die Assistenz schaut zum Beispiel bei E-Mails zunächst mit, um zu verstehen, wie Antworten formuliert werden sollen. Danach kann sie erste Entwürfe schreiben und später eigenständig antworten.

Außerdem sind klare Strukturen sinnvoll:

Zugriffe nur dort, wo sie nötig sind
Passwort-Manager für geteilte Logins
regelmäßige kurze Abstimmungen

So bleibt alles transparent und sicher.

Noch ein Punkt zum Thema Vertrauen: Viele scheuen ja im ersten Augenblick davor zurück, sich eine virtuelle Assistenz zu holen, da diese ja dann Einblick in das eigene Business bekommt, womöglich sieht sie auch private E-Mails und könnte die Kontakte aus deinem Newsletter verkaufen. Ganz zu schweigen von der Angst, dass sie Geschäftsgeheimnisse weitergeben könnte.

Ich kann diese Einwände absolut nachvollziehen. Doch man muss die Kirche auch im Dorf lassen. Angenommen, eine virtuelle Assistenz würde dich in irgendeiner Weise betrügen: Sie hätte rein gar nichts davon. Du würdest die Zusammenarbeit mit ihr sofort beenden und eventuell Kolleg:innen auch davor warnen, mit ihr zusammenzuarbeiten.

Damit hätte sich der Ruf der VA erledigt. Sie würde keine Auftraggeber:innen mehr finden und könnte ihr Business schließen.

Es macht für eine VA also gar keinen Sinn, ihre Auftraggeber:innen zu hintergehen. Im Gegenteil: Für die Assistent:innen, die ich kenne, ist es ein riesiges Anliegen, dass ihre Auftraggeber:innen mit ihnen zufrieden sind und daraus eine langfristige Zusammenarbeit entsteht.

Wie findet man die passende Assistenz?

Es gibt verschiedene Wege:

Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk
Ausschreibungen im Newsletter oder auf Social Media
klassische Stellenausschreibungen
Plattformen für VA-Vermittlung (hier können Gebühren für eine erfolgreiche Vermittlung anfallen)

Hilfreich ist oft ein kleines Bewerbungsformular oder eine Probeaufgabe. So bekommt man schnell ein Gefühl dafür, wie jemand arbeitet und ob die Zusammenarbeit passen könnte.

Was ich hier wichtig finde: Wähle deine Assistenz nicht nach dem günstigsten Stundenlohn aus. So eine Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Die VA bekommt Einblick in deine Arbeit, hat eventuell Zugriff auf deine E-Mails und Passwörter. Sie wiederum muss darauf vertrauen können, dass du sie für ihre Arbeit tatsächlich bezahlst.

Daher finde ich es viel wichtiger, dass man sich sympathisch ist, gemeinsame Werte teilt und man generell gut zusammenarbeiten kann.

Mehr Raum für das, was wirklich zählt

Eine virtuelle Assistenz nimmt Autor:innen nicht die kreative Arbeit ab. Aber sie sorgt dafür, dass diese wieder mehr Platz bekommt.

Manchmal reicht schon eine kleine Entlastung im Hintergrund, damit der To-do-Stapel schrumpft und du wieder mehr Zeit für deine Geschichten hast.

Du wünschst dir Unterstützung?

Kein Problem. Hinterlasse mir gern eine Nachricht und lass uns besprechen, was ich für dich tun kann.

Übrigens: Dieser Text wurde mithilfe von KI erstellt. Hättest du es bemerkt?