Online-Kongress geplant? Diese Aufgaben kannst du auslagern
Ein Online-Kongress klingt nach viel Arbeit? Ist es auch.
Julia ist Achtsamkeitstrainerin und plant ihren ersten eigenen Online-Kongress. Sie sprüht vor Ideen, hat tolle Sprecher*innen im Kopf und kann sich schon richtig vorstellen, wie die Teilnehmenden durch ihre Sessions inspiriert werden, lachen und vielleicht sogar das ein oder andere Aha-Erlebnis mitnehmen.
Doch kaum fängt sie an zu planen, vergeht ihr die Vorfreude. Denn diese eine Idee zieht eine Lawine an Aufgaben nach sich: Mails schreiben, Anmeldeseite basteln, Technik organisieren, Speaker koordinieren, Live-Sessions betreuen, Community-Fragen beantworten … worauf hat sie sich da nur eingelassen? 😅
Und eigentlich wollte sie doch „nur“ ein schönes Event auf die Beine stellen und kein Projektmanagement-Monster wecken.
Kommt dir das bekannt vor?
Wenn du dich auch gerade fragst, wie du diese vielen To-Dos überhaupt bewältigen sollst – atme einmal tief durch.
Du musst das nämlich nicht alles allein stemmen. Im Gegenteil: Es ist sogar ziemlich sinnvoll, dir gezielt Unterstützung zu holen.
Warum du nicht alles allein machen solltest
Ein Online-Kongress besteht nicht nur aus den Inhalten. Es braucht ein gutes Fundament, damit am Ende nicht alles in Stress und Chaos versinkt. Und genau da steht dir eine virtuelle Assistenz (VA) hilfreich zur Seite.
Wenn du ihr Aufgaben abgibst …
- … sparst du Zeit, die du besser für Inhalte, Vision und Entspannung nutzen kannst.
- … schonst du deine Nerven, weil du weißt, dass sich jemand kümmert.
- … sicherst du die Qualität, weil nichts vergessen wird und du den Überblick behältst.
- … bleibst du bei deinen Stärken, statt dich in Technik-Fragen oder Mails zu verlieren.
Diese Aufgaben kannst du easy abgeben
Du musst nicht alles wissen, planen oder selbst machen. Es gibt Aufgaben, die dir eine VA abnehmen kann und dir so hilft, das Projektmanagement-Monster zu bändigen.
Hier ein paar Beispiele:
Sprecher*innen-Koordination
- Einladungen verschicken
- Infos einsammeln (Bios, Fotos, Themen)
- Technikbriefing / Erinnerung an Deadlines
„Du musst nicht jedem persönlich hinterherlaufen. Das übernimmt die VA.“
Anmeldeprozess & Teilnehmendenbetreuung
- Anmeldeformulare einrichten
- E-Mails an Teilnehmende vorbereiten
- Technischer Support bei Fragen
„Wenn jemand nicht in den entsprechenden Bereich reinkommt, ist die VA zur Stelle.“
Backstage-Begleitung bei Live-Sessions
- Zoom-Host sein
- Technik-Check mit Sprecher*innen
- Bildschirm teilen, Umfragen starten etc.
„Du kannst dich ganz aufs Moderieren konzentrieren.“
Plattformpflege
- Communitybereich einrichten oder pflegen, z. B. eine Facebook- oder Skool-Gruppe
- Inhalte hochladen
- Zugangsdaten & Freischaltungen managen
„Deine Community fühlt sich gut aufgehoben, wodurch sich Vertrauen aufbaut.“
Kommunikation & Support
- Beantworten von Fragen per Mail oder Chat
- Schnittstelle zwischen Teilnehmenden und Team
„Eine VA hält dir den Rücken frei.“
Nice to have – aber super wertvoll
Es gibt ein paar Dinge, die man beim ersten Kongress gern mal vergisst. Die aber enorm helfen, damit alles rund läuft:
- Strukturhilfe im Vorfeld (z. B. Zeitplan, Checklisten)
- Reminder-Management für Sprecher*innen
- Feedback einholen (Teilnehmende & Sprecher*innen)
- Auswertung der Ergebnisse (Anmeldungen, Engagement, Verkäufe etc.)
- Erstellung von Social Proof / Testimonials
All das sorgt dafür, dass du beim nächsten Mal schon drei Schritte weiter bist.
Und jetzt?
Ein Online-Kongress ist eine tolle Möglichkeit, Menschen zu erreichen, dich zu zeigen und dein Herzensthema sichtbar zu machen. Und das Beste: Es muss sich nicht wie ein Vollzeitjob anfühlen. Mit einer VA an deiner Seite kannst du entspannter durchstarten – ohne dabei die Kontrolle zu verlieren.
Du planst gerade einen Online-Kongress oder trägst zumindest den Gedanken mit dir herum?
Dann schreib mir gern.Wir schauen dann gemeinsam, wie ich dich am besten unterstützen kann, damit dein Event richtig gut wird und du nicht im Orga-Strudel untergehst.
Ich freu mich drauf, von dir zu hören. 🙂
Übrigens: Dieser Text wurde mithilfe von KI erstellt. Hättest du es bemerkt?
