Christina ist eine erfolgreiche Unternehmerin, die ihre eigene Coaching-Praxis leitet. Ihr Kalender ist vollgepackt mit Sitzungen, Online-Kursen und Workshops. Zusätzlich betreut sie eine wachsende Community in den sozialen Medien und schreibt regelmäßig Blogartikel. Obwohl Christina ihre Arbeit liebt, fühlt sie sich oft überlastet und hat das Gefühl, ständig hinterherzuhinken. Sie weiß, dass sie Unterstützung braucht, um sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren zu können, ist sich aber unsicher, wo sie anfangen soll.

Kommt dir diese Situation bekannt vor? Dann findest du hier die ersten Schritte, wie du eine virtuelle Assistentin (VA) bzw. virtuelle persönliche Assistentin (VPA) engagierst.

Warum braucht man überhaupt eine VA?

Eine virtuelle Assistentin könnte für Christinas oben beschriebenen Probleme die Lösung sein. Die Vorteile einer VA sind nämlich zahlreich:

• Effizienzsteigerung: Durch die Delegation von Aufgaben kannst du dich auf deine Kernkompetenzen konzentrieren und effizienter arbeiten. Anstatt dich mit dem Schreiben von Werbetexten aufzuhalten, kannst du die z. B. deinen neues Coachingprogramm vorbereiten.
• Aufgabenumverteilung: Eine VA übernimmt zeitraubende Tätigkeiten, wie z. B. Buchhaltung, Recherchen, Terminplanungen, Videos/Podcasts schneiden, Grafiken erstellen, etc. Die Möglichkeiten sind so vielfältig wie die virtuellen Assistentinnen. Du bekommst dadurch mehr Zeit für strategische Aufgaben und deine persönliche Work-Life-Balance.
• Fokus auf Kernaufgaben: Indem du administrative Aufgaben abgibst, kannst du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren. So könntest du z. B. deine Strategie für das kommende Quartal festlegen, während deine VA E-Mail-Anfragen beantwortet oder die vorbereitende Buchhaltung übernimmt.

Wie gesagt, die Aufgabenfelder einer VA sind endlos. Die meisten Assistent*innen spezialisieren sich auf bestimmte Bereiche. Es gibt aber auch Generalist*innen (so wie mich 😄), die auch unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

Typische Aufgabenbereiche einer VA umfassen:

1. Administrative Aufgaben

• Datenverwaltung: Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und CRM-Systemen.
• Dokumentenmanagement: Organisation und Ablage von Dokumenten, Erstellung von Präsentationen und Berichten.
• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Erstellung und Versand von Rechnungen, Verfolgung von Zahlungen, Buchhaltungsunterstützung.
• Recherche: Durchführung von Recherchen zu verschiedenen Themen, Marktanalysen und Informationsbeschaffung.

2. Terminplanung

• Kalenderverwaltung: Verwaltung von Terminen, Planung und Koordination von Meetings.
• Reiseplanung: Organisation von Geschäftsreisen, Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen.
• Erinnerungsdienste: Erinnerung an wichtige Termine, Fristen und Aufgaben.

3. E-Mail-Management

• E-Mail-Filterung: Sortieren und Filtern von E-Mails, Priorisierung wichtiger Nachrichten.
• Antworten und Weiterleiten: Bearbeitung von E-Mails, Beantwortung häufiger Anfragen, Weiterleitung an zuständige Personen.
• E-Mail-Kampagnen: Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Marketing-Kampagnen, Newsletter-Versand.

4. Social Media Management

• Content-Planung: Erstellung von Redaktionsplänen, Planung und Organisation von Social Media-Inhalten.
• Post-Erstellung und -Veröffentlichung: Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen auf verschiedenen Plattformen.
• Community-Management: Interaktion mit Followern, Beantwortung von Kommentaren und Nachrichten.
• Analyse und Reporting: Überwachung von Social Media-Kennzahlen, Erstellung von Berichten und Analysen.

5. Content-Erstellung

• Blogartikel: Recherche und Schreiben von Blogartikeln, Formatierung und Veröffentlichung.
• Grafikdesign: Erstellung von Grafiken, Infografiken und visuellen Inhalten für Social Media und Blog.
• Video- und Audio-Content: Bearbeitung und Produktion von Videos und Podcasts, Transkription von Audioinhalten.

6. Kundenservice

• Kundenbetreuung: Beantwortung von Kundenanfragen per E-Mail, Telefon oder Chat.
• Beschwerdemanagement: Bearbeitung und Lösung von Kundenbeschwerden.
• Feedback-Management: Sammlung und Auswertung von Kundenfeedback, Durchführung von Umfragen.

7. Projektmanagement

• Projektplanung: Erstellung von Projektplänen, Festlegung von Meilensteinen und Aufgaben.
• Aufgabenverfolgung: Überwachung des Fortschritts, Sicherstellung der Einhaltung von Terminen.
• Teamkoordination: Kommunikation mit Teammitgliedern, Zuweisung von Aufgaben.

8. Personalmanagement

• Recruiting: Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Vorauswahl von Bewerbern.
• Onboarding: Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Erstellung von Einarbeitungsplänen.
• Personaladministration: Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Vorbereitung von Arbeitsverträgen und -zeugnissen.

9. Marketing und PR

• Kampagnenmanagement: Planung und Durchführung von Marketingkampagnen, Erstellung von Marketingmaterialien.
• Pressearbeit: Erstellung und Versand von Pressemitteilungen, Aufbau und Pflege von Pressekontakten.
• SEO und SEM: Optimierung von Webseiten für Suchmaschinen, Durchführung von Google Ads-Kampagnen.

10. IT- und Websupport

• Website-Management: Aktualisierung und Pflege der Unternehmenswebsite, Erstellung von Inhalten.
• Technischer Support: Unterstützung bei IT-Fragen, Fehlerbehebung, Einrichtung von Software und Tools.
• Datensicherung: Durchführung von regelmäßigen Backups, Überwachung der Datensicherheit.

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Wann ist der richtige Zeitpunkt, eine VA zu engagieren?

Es gibt klare Anzeichen dafür, dass du Unterstützung brauchst:

• Überlastung: Du fühlst dich ständig gestresst und hast das Gefühl, nicht alles bewältigen zu können.
• Wachsender Aufgabenstapel: Dein To-Do-List wird immer länger und du kommst nicht hinterher.
• Verpasste Deadlines: Du verpasst regelmäßig wichtige Fristen und Termine.

Selbstreflexion hilft dabei, deine täglichen Aufgaben zu analysieren und repetitive sowie zeitaufwendige Tätigkeiten zu identifizieren:

• Tägliche Aufgaben analysieren: Führe ein Tagebuch, in dem du alle deine Aufgaben notierst. Halte dabei auch fest, welche Aufgaben dir Freude machen und welche dir eher Kraft und Nerven rauben. (Das sind meistens die Aufgaben, die du bis zum letztmöglichen Moment hinauszögerst. 😉)
• Zeitaufwand messen: Notiere, wie viel Zeit du für jede Aufgabe benötigst. Dafür kannst du Tools wie Toggl benutzen. Reflektiere, ob du wirklich so viel Zeit in eine bestimmte Aufgaben stecken möchtest oder ob es nicht sinnvoller wäre, in dieser Zeit etwas anderes zu tun.
• Repetitive Aufgaben erkennen: Identifiziere Aufgaben, die immer wiederkehren und viel Zeit in Anspruch nehmen. Möchtest du diese Aufgaben weiterhin selbst machen oder wäre es sinnvoll, wenn du sie an jemanden abgeben könntest?

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Vorbereitung: Welche Aufgaben kannst du abgeben?

Um es gleich vorweg zu nehmen: Wenn du überlegst, welche Aufgaben du abgeben könntest, mache dir über das Wie noch keine Gedanken. Meiner Erfahrung nach gibt es für alles eine Lösung, damit eine andere Person diese Aufgabe übernehmen kann. Lass dich also nicht von der Frage ausbremsen, wie das konkret umgesetzt werden kann.

Beschäftige dich lieber mit den Fragen:

• Welche Aufgaben möchte ich nicht selbst machen, die aber wichtig sind?
• Welche Aufgaben halten mich nur auf?
• In welchen Bereichen möchte ich jemanden an meiner Seite wissen, der schon Erfahrung darin hat?
• Wo brauche ich Unterstützung, damit ich nicht mehr so überfordert bin?

Schreibe einfach mal alle Aufgaben auf, die dir in den Sinn kommen. Womöglich kristallisieren sich hier bereits bestimmte Bereiche heraus, wie z. B. die Betreuung deiner Social-Media-Kanäle und deines Newsletters oder die Buchhaltung. In diesem Fall könnte es Sinn machen, eine VA zu engagieren, die sich auf diese Aufgabengebiete spezialisiert hat.

Es kann aber auch sein, dass Aufgaben aus unterschiedlichen Bereichen auf deiner Liste stehen. Vor allem, wenn du deine erste VA suchst, ist es gut möglich, dass einen Generalist*in besser zu dir passt, die Grundkenntnisse in mehreren Bereichen hat und dir so kleinere Aufgaben abnehmen und dir zuarbeiten kann.

Nachdem du alle Aufgaben aufgeschrieben hast, die dir eingefallen sind, solltest du folgende Schritte erledigen:

• Priorisierung: Ordne die Aufgaben nach Dringlichkeit und Zeitaufwand.
  • Dringend: Muss schnellstmöglich erledigt werden.
  • Wichtig: Muss demnächst erledigt werden, hat aber keinen Zeitdruck.
  • Langfristig: Kein Zeitdruck.
  • Optional: Wäre schön, wenn es erledigt wird, muss aber nicht sein.
• Dokumentation: Erstelle klare Anleitungen und Prozesse für wiederkehrende Aufgaben. Dies hilft deiner VA, die Aufgaben effizient und korrekt zu erledigen.

Hier kann ich bereits unterstützen, indem ich dir helfe, diese Prozesse zu strukturieren und zu dokumentieren.

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Eine passende VA finden

Du kannst eine VA auf verschiedenen Plattformen und Netzwerken finden:

• Plattformen und Netzwerke: Freelancer-Plattformen wie Upwork, Fiverr, spezialisierte Agenturen und Business-Netzwerke, wie z. B. das von Kristin Holm.
• Auswahlkriterien: Achte auf Erfahrung, Fachkenntnisse, Persönlichkeit und Kommunikationsstil. Vor allem, wenn du eine virtuelle persönliche Assistentin (VPA) suchst, sollte das Zwischenmenschliche stimmen, da du sehr eng mit dieser Person zusammenarbeitest.
  • Erfahrung und Fachkenntnisse: Hat die VA relevante Erfahrung und Fähigkeiten für die Aufgaben, die du delegieren möchtest?
  • Persönlichkeit und Kommunikationsstil: Passt die Persönlichkeit der VA zu deiner Unternehmenskultur und zu dir? Stimmt der Kommunikationsstil überein?
  • Gemeinsame Werte: Teilt die VA die gleichen Werte wie du und dein Unternehmen?

An dieser Stelle möchte ich eine Lanze für alle VAs da draußen brechen, die in dem Business neu sind und keine oder nur wenig Erfahrung haben:

Gib auch VAs eine Chance, die erst mit ihrer Tätigkeit angefangen haben. Nur, weil sie noch nicht jahrelang in einem bestimmten Bereich arbeiten, heißt das nicht, das sie nicht zu dir und deinem Unternehmen passen. Sie lernen noch, wissen aber durchaus, was sie tun.

Für dich hat eine Zusammenarbeit mit einer neuen VA auch Vorteile:

1. Bieten sie meist günstigere Preise an
2. Haben sie mehr freie Kapazitäten als erfahrene VAs, wo du womöglich monatelang auf eine Zusammenarbeit warten musst
3. Sie sind oft flexibler und offener für unterschiedliche Arbeitsmethoden und Aufgaben.
4. Sie bringen oft frische Ideen und neue Perspektiven mit, die eingefahrene Prozesse verbessern oder innovative Ansätze bieten können.
5. Da sie noch nicht viele Kund*innen hat, können sie meistens mehr Zeit und persönliche Aufmerksamkeit für die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens aufbringen.
6. Da sie ihre Kundenbasis noch aufbauen, sind sie leichter und schneller erreichbar, was für dringende oder kurzfristige Aufgaben von Vorteil sein kann.

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Erfolgreiche Einarbeitung einer VA

Du hast eine passende VA gefunden? Super! Dann geht es jetzt darum, sie in dein Unternehmen aufzunehmen. Je nach dem, wie gut du vorbereitet bist, kann dieser Onboarding kürzer oder länger dauern. Meistens tauchen nach einer Zeit noch fehlende Zugänge oder Unklarheiten im Arbeitsprozess auf.

Folgende Schritte sind am Anfang einer Zusammenarbeit sinnvoll:

• Onboarding-Prozess: Führe deine VA in dein Unternehmen, deine Tools und Prozesse ein.
  • Unternehmenskultur und Ziele: Erkläre deiner VA die Mission und Werte deines Unternehmens.
  • Tools und Prozesse: Zeige deiner VA, wie sie die notwendigen Tools und Software verwendet. Tipp: Viele diese Zugänge werden Passwörter erfordern, nutze Apps wie 1Password oder NordPass, um Zugangsdaten zu hinterlegen.
• Kommunikation: Regelmäßige Meetings, klare Erwartungen und Feedback-Schleifen sind sehr hilfreich, um die Zusammenarbeit sukzessive zu verbessern.
  • Regelmäßige Meetings: Vereinbare monatliche, 2-wöchentliche oder wöchentliche Meetings, um den Fortschritt und weitere Aufgaben zu besprechen. Wie häufig du dich mit deiner VA triffst, hängt von den Aufgaben ab und wie viel Zeit diese beanspruchen. Ich bin generell Fan davon, Meetings so oft wie nötig und so selten wie möglich anzusetzen. Wenn du mit einer VPA zusammenarbeitest, macht es Sinn, sich einmal in der Woche mit ihr zusammenzusetzen und die kommenden Tage zu besprechen. Wenn es um größere Projekte, wie z. B. das Aufsetzen einer Website oder einer Newsletter-Kampagne geht, genügen wahrscheinlich auch größere Intervalle. Davon abgesehen gibt es immer die Möglichkeit, sich zwischendurch über die Kommunikationsplattform eurer Wahl auszutauschen.
  • Klare Erwartungen: Definiere klare Ziele und Erwartungen von Anfang an. Es ist immer hilfreich, wenn man als VA weiß, was von einem erwartet wird. Dann kann man nämlich auch Rückmeldung dazu geben, ob diese Erwartungen realistisch sind und ggfs. Gegenvorschläge machen.
  • Feedback-Schleifen: Gib regelmäßig konstruktives Feedback und ermutige deine VA, ebenfalls Feedback zu geben. Besonders unerfahrenere VAs profitieren davon, aber auch VAs, die schon länger in der Branche tätig sind, wünschen sich Feedback.
• Tools und Technologien: Nutze Projektmanagement-Software, Kommunikations-Tools und Dateiverwaltung, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
  • Projektmanagement-Software: Tools wie Asana, Trello oder Monday.com helfen dabei, Aufgaben zu verwalten und den Fortschritt zu verfolgen.
  • Kommunikations-Tools: Ich finde es sinnvoll, eine Plattform wie Slack, Microsoft Teams oder Zenchat zu haben, über die man sich auch mal schnell austauschen kann. Manche nutzen dafür auch WhatsApp (ich persönlich nutze diese Plattform aber ausschließlich privat.) Für Videochats sind Zoom, Meetfox oder Webex mögliche Tools, die man nutzen kann.
  • Dateiverwaltung: Verwende Google Drive oder Dropbox, um Dateien gemeinsam zu nutzen und zu verwalten.

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Delegieren und Vertrauen aufbauen

Vertrauen ist das Fundament einer guten Arbeitsbeziehung. Deshalb ist es auch so wichtig, eine VA zu finden, die zu dir und einem Unternehmen passt. Wenn es zwischenmenschlich mit einer Person nicht passt, wird es auch schwierig werden, Vertrauen aufzubauen.

• Vertrauen schaffen
  • Transparente Kommunikation: Sei offen und ehrlich über deine Erwartungen und Ziele.
  • Verantwortung übertragen: Gib deiner VA Verantwortung und Vertrauen in ihre Fähigkeiten.
• Delegationsstrategien
  • Kleine Aufgaben zuerst: Beginne mit kleinen Aufgaben, um Vertrauen und Verständnis aufzubauen.
  • Klarheit und Details: Gib klare Anweisungen und alle notwendigen Informationen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Erfolgskontrolle
  • Leistungskennzahlen: Definiere klare KPIs (Key Performance Indicators) zur Bewertung der Leistung.
  • Regelmäßige Überprüfungen: Führe regelmäßige Leistungsbewertungen durch, um den Fortschritt zu messen und Anpassungen vorzunehmen. Das ist natürlich nicht für alle Bereiche gleich gut möglich, z. B. lassen sich Erfolge im Community Management schwieriger messen als die Neueintragungen in einen Newsletter oder Verkaufszahlen auf Grundlage von Meta Ads
  • Tipp: Achte nicht nur auf die Quantität wie Anzahl der Neukunden oder Gewinne, sondern auch auf die Qualität: Wie gut arbeitest du mit der VA zusammen? Wie empfinden deine Kund*innen die Kommunikation mit ihr? Wie hat sich deine Lebensqualität verändert, seit die VA in deinem Team ist?

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Vorteile einer langfristigen Zusammenarbeit

Viele VAs sind an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert, da sie so besser kalkulieren können und sie ihren Arbeitsaufwand besser einschätzen können. Aber es hat auch für dich einige Vorteile, wenn du langfristig mit einer VA zusammenarbeitest:

• Tiefes Verständnis für dein Unternehmen:
  • Eine VA, die lange mit deinem Unternehmen zusammenarbeitet, entwickelt ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse, Kultur und spezifischen Bedürfnisse. Dies führt zu effizienterer und maßgeschneiderter Unterstützung.
• Kontinuität und Verlässlichkeit:
  • Langfristige Zusammenarbeit sorgt für Kontinuität. Die VA wird zu deiner verlässlichen Konstante im Unternehmen, was besonders in Zeiten von Veränderungen oder Übergängen von Vorteil ist.
• Effiziente Kommunikation:
  • Mit der Zeit verbessert sich die Kommunikation zwischen der VA und dir. Missverständnisse werden seltener, und die VA weiß genau, wie sie auf Anfragen und Anforderungen reagieren soll.
• Steigende Produktivität:
  • Eine eingearbeitete VA arbeitet effizienter, da sie sich nicht ständig in neue Aufgaben einarbeiten muss. Dies führt zu höherer Produktivität und schnellerer Erledigung von Aufgaben.
• Proaktive Unterstützung:
  • Mit zunehmender Erfahrung und Verständnis für das Unternehmen kann die VA proaktiver agieren und Verbesserungsvorschläge machen, die dich und dein Unternehmen weiterbringen.
• Vertrauen und Vertrautheit:
  • Langfristige Zusammenarbeit fördert Vertrauen. Das Unternehmen kann sich darauf verlassen, dass die VA vertrauliche Informationen sicher und verantwortungsbewusst behandelt.
• Persönliche Beziehung:
  • Eine langfristige Zusammenarbeit fördert auch eine persönliche Beziehung, was die Arbeitsatmosphäre verbessert und die Zusammenarbeit angenehmer macht.
• Vertrautheit mit Kundinnen und Partnerinnen:
  • Eine VA, die lange dabei ist, kennt auch deine Kund*innen und Geschäftspartner*innen gut und kann so gezielter und persönlicher auf deren Bedürfnisse eingehen.

Fazit: Mit einer VA kommst du weiter als allein

Wenn du eine VA engagierst, wirst du schnell einen Unterschied merken: Sie entlastet dich von administrativen und zeitaufwändigen Arbeiten und schenkt dir Zeit, dich auf den eigentlichen Inhalt deines Businesses zu konzentrieren.

Durch eine gut geplante Einarbeitung und regelmäßige Kommunikation kannst du eine effiziente und vertrauensvolle Zusammenarbeit aufbauen. Langfristig profitiert dein Unternehmen von der Kontinuität und dem tiefen Verständnis, das eine VA mitbringt.

Bevor du also unter deinen To Dos zusammenbrichst, wage den Schritt und hole dir Unterstützung. Und wenn es für den Anfang nur 2 Stunden die Woche sind. Es sind dennoch 2 Stunden, die du anders nutzen kannst – sei es für dein Business oder deine Familie.

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Du wünschst dir Unterstützung?

Kein Problem. Hinterlasse mir gern eine Nachricht und lass uns besprechen, was ich für dich tun kann.

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Übrigens: Dieser Text wurde mithilfe von KI erstellt. Hättest du es bemerkt?