Christina ist Coachin und liebt, was sie tut. Ihre Programme laufen, sie ist gut gebucht und eigentlich könnte alles super sein.
Wäre da nicht dieses diffuse Gefühl von Überforderung, das sich immer öfter dazwischenschiebt. Nicht, weil sie keine Lust auf ihre Arbeit hat, sondern weil sie sich um alles allein kümmern muss: angefangen bei der täglichen E-Mail-Flut über Terminvereinbarungen bis hin zur Pflege ihres Mitgliederbereichs.
Sie denkt schon länger darüber nach, ihre erste VA einzustellen und hat auch schon ein paar Websites von VAs durchgesehen.
Aber sie zögert, eine von ihnen wirklich zu kontaktieren. Zu groß ist die Angst, die Kontrolle über ihr Business zu verlieren, wenn sie jemanden mit ins Boot holt.
Kennst du das auch?
Du wünschst dir Entlastung, aber der Gedanke, Aufgaben abzugeben, macht dich nervös. Es ploppen Fragen auf wie:
„Was, wenn es nicht so gemacht wird, wie ich es möchte/brauche?“
„Wie erkläre ich das überhaupt?“
„Was, wenn ich den Überblick verliere?“
Ich sag dir was: Diese Gedanken sind völlig normal. Du hast dein Business mit viel Zeit, Energie und Geld aufgebaut. Dein Herzblut steckt in deiner Arbeit und da ist es natürlich schwierig, Aufgaben an eine außenstehende Person abzugeben.
Genau deshalb schreibe ich diesen Artikel, um dir die Angst vor diesem Schritt zu nehmen.
Du musst nicht alles auf einmal abgeben
Viele glauben, sie müssten erst einen perfekten Übergabeplan haben, bevor sie sich eine VA beauftragen können.
Das Gegenteil ist der Fall: Gerade zu Beginn ist es wichtig, klein zu starten. Besonders gut eignen sich dafür Aufgaben, die …
✅ regelmäßig anfallen
✅ keine intensive Einarbeitung erfordern
✅ dich viel Zeit und/oder Nerven kosten
✅ keinen direkten kreativen Input von dir brauchen
5 Aufgaben, die sich super für den Einstieg eignen
1. E-Mails sortieren & Anfragen vorfiltern
Du legst fest, was dabei wichtig ist. Deine VA übernimmt z. B. das Aussortieren, Markieren und ggf. auch das Vorformulieren von E-Mails.
Das heißt nicht, dass du plötzlich alles aus der Hand gibst, aber du musst dich nicht mehr jeden Tag durch 47 E-Mails wühlen, nur um die 3 herauszufiltern, die wirklich wichtig sind und bearbeitet werden müssen.
Was deine VA dafür braucht:
- Zugang zum E-Mail-Postfach (z. B. via Passwort, automatische Weiterleitung oder Zugriffsberechtigung)
- Klare Infos: Welche Mails sind wichtig? Was kann gelöscht oder ignoriert werden?
- Vorlagen oder Tonalitätsbeispiele (Wie antwortest du? Welche Worte nutzt du?)
- Ggf. Etiketten-/Ordnerstruktur, wenn vorhanden oder gewünscht
- Zeitrahmen: Wie oft soll gesichtet werden (täglich? 2x/Woche?)
💡 Tipp: Starte z. B. mit einer wöchentlichen E-Mail-Zusammenfassung. Deine VA sichtet regelmäßig deinen Posteingang und fasst die wichtigsten Mails für dich in einer kurzen Übersicht zusammen, z. B. nach Priorität oder Thema sortiert.
So hast du alle relevanten Infos auf einen Blick, ohne dich selbst jeden Tag durch jede einzelne Nachricht klicken zu müssen.
2. Terminvereinbarungen & Kalenderpflege
Du gibst deine Verfügbarkeiten und Wünsche durch, und deine VA übernimmt das Hin und Her.
Sie schreibt deine Kund*innen an, schickt Links und plant Puffer ein. Dadurch kannst du dich auf deine Termine konzentrieren, anstatt sie zu koordinieren.
Was deine VA dafür braucht:
- Zugriff auf deinen Online-Kalender (z. B. Google Calendar, Outlook, Cal.com, etc.)
- Überblick über deine generellen Arbeitszeiten & Pufferzeiten
- Info: Welche Arten von Terminen gibt es (z. B. Erstgespräche, Kundentermine, interne Meetings)?
- Vorlage oder Textbaustein für Terminbestätigungen
- Zugang zum Buchungstool (z. B. Calendly, Meetfox)
3. Technischer Support bei Standardfragen
„Ich komm nicht in den Mitgliederbereich rein.“
„Wo finde ich den Link zur Aufzeichnung?“
„Mein Passwort funktioniert nicht.“
Solche Fragen landen vermutlich oft direkt bei dir.
Du willst deinen Kund*innen natürlich schnell helfen, aber genau das reißt dich immer wieder aus deinem Fokus oder sogar aus deiner Pause.
Und dabei geht es oft gar nicht um große technische Probleme, sondern um ganz simple Mini-Fragen, die sich mit etwas Erfahrung und Zugang zur Plattform schnell klären lassen.
Perfekt also, um sie abzugeben.
Deine VA kennt sich mit deinem Tool aus (z. B. elopage, Coachy, Digistore, Skool, etc.), hat den Überblick, weiß, wo was gespeichert ist und kann freundlich, lösungsorientiert und schnell antworten.
Gerade für den Anfang ist das eine super Aufgabe, weil:
– sie regelmäßig vorkommt
– du mit klaren Antwortvorlagen oder Standard-Phrasen arbeitest
– du sofort entlastet wirst, ohne Kontrolle abgeben zu müssen
Was deine VA dafür braucht:
- Zugang zu den genutzten Plattformen (z. B. E-Mail-Marketing-Tool, Mitgliederbereich, Community-Plattform)
- Übersicht über typische Nutzerfragen + Antworten
- Ggf. Kurzanleitung oder internes FAQ (Was machst du bei welchem Problem?)
- Tonalität: Wie sprichst du deine Kund*innen an?
- E-Mail-Adresse oder Kontaktkanal, über den sich deine VA meldet (z. B. support@xxxx oder direkt im Chat)
💡 Tipp: Du kannst mit deiner VA auch eine kleine Sammlung an häufigen Fragen und Antworten zusammenstellen.
4. Content vorbereiten (nicht erstellen)
Du hast den Newsletter geschrieben? Wunderbar. Dann gib ihn ab.
Also nicht den Text an sich – der bleibt natürlich bei dir. Aber das ganze Drumherum:
Einpflegen ins System, formatieren, auf korrekte Links prüfen, Testmail rausschicken, Sendezeit planen … all das kann deine VA für dich übernehmen.
Das gilt auch für Social-Media-Posts: Du schreibst den Inhalt, deine VA übernimmt das Design (z. B. in Canva mit deinen Vorlagen), lädt alles in dein Planungstool und achtet darauf, dass alles gut aussieht, lesbar ist und zum richtigen Zeitpunkt rausgeht.
Warum diese Aufgabe sich so gut zum Abgeben eignet?
✅ Du bleibst inhaltlich komplett in deiner Stimme
✅ Deine VA braucht kein tiefes inhaltliches Verständnis, sondern nur Zugang zu Tools & Vorlagen
✅ Du sparst dir jedes Mal 20–30 Minuten Technik- & Formatierungsarbeit
✅ Du bleibst präsent nach außen, ohne ständig alles selbst hochladen zu müssen
Gerade, wenn du regelmäßig Inhalte veröffentlichst, ist das ein riesiger Hebel.
Denn so bleibt dein Außenauftritt professionell und konstant, auch dann, wenn du mal weniger Zeit hast.
💡 Tipp: Du kannst mit einem „Content-Ablauf“ starten, z. B. immer dienstags Newsletter-Text, mittwochs Einpflegen durch die VA, donnerstags Versand. So läuft der Prozess automatisch und ohne viel Abstimmung.
Was deine VA dafür braucht:
- Rohinhalte: z. B. Newsletter-Text, Social Media Captions, Skript für Videos
- Zugang zu den Tools (z. B. Canva, Newsletter-Anbieter, Social-Media-Planungstools wie Later, Hootsuite, etc.)
- Vorlagen oder Design-Style (Wenn du z. B. in Canva mit festen Templates arbeitest)
- Klarer Veröffentlichungsrhythmus (Wann soll was online gehen?)
- ggf. kleine Aufgabenliste pro Content-Stück (Text formatieren, Link einbauen, Call to Action nicht vergessen …)
5. Follow-ups & Erinnerungsmails
Du willst dich bei deinen Workshop-Teilnehmenden melden, eine Sprecherin an ihren Technik-Call für den bevorstehenden Online-Kongress erinnern oder eine kleine Info an deine Newsletter-Liste rausschicken.
Eigentlich eine schöne Geste, nur bleibt sie oft irgendwo zwischen anderen Aufgaben, Posteingang und To-do-Liste hängen.
Das ist völlig normal. Aber auch schade. Denn genau solche Follow-ups stärken die Verbindung zu deinen Kund*innen, zeigen Verlässlichkeit und runden den Prozess ab.
Und genau deshalb ist das ein idealer Bereich, um ihn abzugeben.
Deine VA übernimmt z. B.:
– Erinnerungsmails an Sprecher*innen vor einem Event
– Follow-ups nach einem Kennenlerngespräch („Danke für das Gespräch, hier ist der Link, wie besprochen …“)
– kleine Nachfass-E-Mails nach Webinaren, Challenges oder Angeboten
– persönliche Nachrichten an Kund*innen, wenn z. B. noch eine Rückmeldung fehlt
Warum das so gut funktioniert?
✅ Du behältst den Ton und die Richtung, deine VA kümmert sich um den richtigen Zeitpunkt
✅ Du bleibst in Erinnerung, ohne dich immer selbst erinnern zu müssen, dass noch Dieses und Jenes erledigt werden soll
✅ Du schaffst Verbindlichkeit & Wertschätzung und das ganz ohne Stress
💡 Tipp: Überleg dir mal, in welchen Situationen du „eigentlich gern noch was nachschicken“ würdest und schreib dir das auf. Damit hast du schon eine erste Aufgabenliste für deine VA.
Was deine VA dafür braucht:
- Liste mit Personen, die kontaktiert werden sollen (z. B. Sprecher*innen, Kund*innen, Kooperationspartner*innen)
- Zeitpunkt & Anlass für das Follow-up (z. B. 3 Tage nach dem Event, 1 Woche nach Anfrage, etc.)
- Vorlage oder Beispielformulierung für die Mails
- Zugang zum Tool oder Account, von dem gesendet wird (z. B. dein Mailprogramm oder CRM)
- Info: Gibt’s eine Erinnerung oder Folgeaktion danach?
Aber wie behalte ich den Überblick?
Eine VA ist kein Fremdkörper in deinem Business, sondern Teil deines Teams.
Du bestimmst den Rahmen und gibst Stück für Stück mehr ab, wenn es sich für dich stimmig anfühlt.
Was hilft:
– Wöchentliche kurze Check-ins (schriftlich oder per Call)
– Gemeinsame To-do-Liste in einem Tool (z. B. Trello, Asana, ClickUp)
– Klarheit darüber, was deine VA selbst entscheiden kann und was sie mit dir abspricht
Und: Gute VAs (so wie ich 😉) sind darin geübt, Fragen zu stellen, Prozesse mitzugestalten und dir den Einstieg so leicht wie möglich zu machen.
Du darfst klein anfangen
Du musst nicht gleich zehn Stunden pro Woche abgeben. Vielleicht sind’s erstmal zwei.
Oder nur eine einzige Aufgabe.
Hauptsache, du fängst an.
Denn jeder Schritt raus aus dem Gefühl, alles allein machen zu müssen, ist ein Schritt in Richtung Klarheit, Struktur und Leichtigkeit.
Du denkst darüber nach, dir Unterstützung zu holen?
Dann schreib mir gern. Wir schauen gemeinsam, welche Aufgaben du konkret abgeben kannst, ohne den Überblick zu verlieren.
Und wenn du noch gar nicht weißt, wo du anfangen sollst ist das auch völlig okay.
Dann sortieren wir das gemeinsam.
Ich freu mich auf deine Nachricht. 🧡
Übrigens: Dieser Text wurde mithilfe von KI erstellt. Hättest du es bemerkt?
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